Кейс: Как организовать автоматическую запись клиентов с помощью чат-бота без дополнительных платных сервисов.

Точка А:
К нам обратился клиент, у которого есть несколько игровых комнат для детей, которые можно арендовать от 1-го часа и более. Также они организуют детские праздники в банкетных залах. Всего 3 банкетных зала в 2-х городах

Задача заключалась в том, что надо было автоматизировать запись на все праздники во все 3 зала, при этом сделать так, чтобы если количество детей достигло максимального значения, то запись на этот день была бы недоступна.

Точка В:
Мы создали бота, который автоматически записывает людей на праздник или в игровую комнату, а также осуществляет опрос клиента и записывает те услуги, которые понадобятся, например, услуги аниматора.

Мы вышли с клиентом в ZOOM и создали подробную mind-карту бота. Клиент до этого составил ТЗ, но в процессе ZOOM-встречи мы поняли, что они хотят не совсем то, что написано в ТЗ.
А также чего-то они не знали, и мы подсказали, как лучше сделать.

Далее мы приступили к сборке бота. Также у клиента было много доп. услуг. Например, дополнительные шарики, аниматор и торт, которые не входили в общую стоимость.

Это все осложнялось тем, чтобы детский праздник можно было провести как в игровой комнате, так и в банкетном зале. При этом очень важно было сделать так, чтобы игровая комната не переполнилась в случае, если в определенную комнату отдельно будут приходить люди, которые хотят туда попасть только на 1 час.

Мы вышли из этой ситуации так: просто сделали 1-ым вопросом "Сколько детей будет на празднике?". Исходя из этого, бот предлагал либо сразу банкетный зал, либо спрашивал клиента, где он хочет сделать праздник, в банкетном зале или в игровой комнате. Таким образом мы упростили этот процесс.

Все ответы на вопросы бот записывал, и в конце выдавалось сообщение для подтверждения, что заказал клиент. А также в каждом сообщении есть кнопка "назад", благодаря которой, если вдруг клиент нажал не то и осознал это только что, то он всегда мог вернуться назад. А бот бы в свою очередь мог перезаписать свой ответ.

Дальше перед нами встал следующий вопрос. Менеджеры сидят и принимают звонки, также они могут осуществлять запись клиента. Понятно, что, если бы мы использовали платную программу, то там все шло бы логично. Запись осуществлялась бы автоматически, либо менеджер ее вносил и было бы видно количество свободных мест.

Но платная программа в данном случае это не панацея, потому что есть несколько залов и несколько комнат. И еще они пересекаются между собой, потому что праздник могут заказать в игровой комнате, и при этом нужно осуществить учет количества детей.

Поэтому было решено выбрать Google таблицу, в которой работали бы менеджеры и в которую бот бы записывал клиентов автоматически.

Мы долго думали над структурой таблицы и выбрали оптимальную.

Клиент попросил нас сделать так, чтобы бот показывал свободные даты только после желаемой даты для клиента, потому что, по их мнению, день рождения ни в коем случае не празднуют заранее. Это правило действует именно тогда, когда клиент хочет отметить именно день рождения ребенка.